OptimatizaCobranza automatizada: seguimiento sistemático sobre el 100% de su cartera vencida
Cuando la cartera se mide en cientos o miles de facturas al mes, cobrar deja de ser un proceso y pasa a depender de que alguien se acuerde: abrir el reporte de vencidos, buscar el contacto, escribir factura por factura. Los saldos mayores reciben llamada; el resto envejece en silencio. Un flujo de cobranza automatizada le da seguimiento puntual a cada factura vencida —cordial, luego firme, luego urgente—, escala por antigüedad y monto, y deja la mora crítica en manos de su equipo con el expediente completo.
El seguimiento manual no escala con el volumen de la cartera
Factura por factura
Una persona del área abre el reporte de vencidos, filtra, busca el contacto y escribe uno por uno. Dos horas después cubrió una fracción de la cartera, y mañana el reporte volvió a crecer.
El saldo menor nunca se persigue
Las facturas de mayor monto reciben llamada. Las de monto bajo nadie las trabaja — y agregadas representan una porción seria de la cartera vencida total.
Ventas no quiere cobrar
Cobrarle al mismo cliente al que se le vende tensiona la relación comercial. El recordatorio se pospone, la antigüedad avanza y la mora se consolida.
Sin trazabilidad
Quién gestionó qué, cuándo y con qué respuesta. Si eso vive en la memoria de una persona, la cobranza no se puede supervisar, delegar ni auditar.
El resultado concreto
100% de la cartera con seguimiento
Cada factura vencida recibe su recordatorio en la fecha que corresponde, sin importar el monto. La cobertura deja de depender de la capacidad de un analista.
Escalamiento por antigüedad y monto
Cordial al inicio, firme a los días, urgente si no hay respuesta. Las reglas de tono, frecuencia y umbral de monto se definen con su equipo y se aplican igual todos los días.
Su equipo solo ve la mora crítica
La mora relevante o disputada escala con el expediente completo: facturas abiertas, montos, días de vencimiento e historial de gestiones. Su gente decide; el sistema documenta.
Bitácora auditable
Qué se envió, a quién, cuándo y qué respondió el cliente, registrado sin que nadie llene formularios. Sirve para supervisión interna, comités de crédito y auditoría.
Así opera el ciclo: día 1, día 5, día 12
Una factura vence y el flujo arranca solo. Estos son mensajes de ejemplo — el calendario, los tonos y las reglas de escalamiento se definen con su equipo antes de poner el flujo en producción:
Si el cliente responde o disputa una factura en cualquier punto del ciclo, la conversación pasa de inmediato a una persona de su equipo.
Véalo en video
El ciclo completo: detecta la factura vencida, recuerda, escala de tono y alerta al área de créditos.
Demostración ilustrativa animada — el flujo se construye a medida sobre la facturación real de su operación. Ver todos los demos →
Cómo funciona
Sistemas con los que trabaja
Estas son las herramientas con las que construimos; el entregable es el flujo de cobranza operando, no la herramienta. Si su sistema no está en la lista, lo revisamos en el diagnóstico.
Alcance y modalidad
Alcance típico desde que recibimos accesos, según cantidad de sistemas conectados y volumen mensual de facturas.
- Conexión a su facturación o ERP (API o exportes programados)
- Calendario de recordatorios con escalamiento por antigüedad y monto, aprobado por su equipo
- Escalamiento de mora crítica al área de créditos con expediente completo
- Bitácora auditable de gestiones, pruebas, entrega documentada y 30 días de soporte
- Pagos por hitos: arranque · avance · entrega
- Operación y monitoreo mensual opcional
La inversión se define según alcance. Ver modelos de contratación.
Evidencia honesta
No publicamos testimonios inventados, logos de clientes ni porcentajes de recuperación prometidos. Lo que sí podemos mostrarle hoy:
- Una métrica medida: nuestro Capturista Digital procesa una factura en ~4 segundos, grabación del sistema real disponible en los demos.
- Sistemas nuestros en producción: las publicaciones de Facebook e Instagram de Optimatiza las genera y publica un sistema propio, sin intervención humana; y Nova, el chat de este sitio, es un agente en producción.
- Demos etiquetados como lo que son: los videos de /casos/ son demostraciones ilustrativas animadas, no grabaciones de clientes.
El flujo opera como una célula digital de cobranza: absorbe el trabajo repetitivo y de alto volumen para que su equipo dedique el tiempo a lo que exige criterio — negociación, riesgo de crédito y relación comercial.
Recursos para decidir con sus números
Ingrese el saldo de cartera vencida y sus plazos promedio para obtener una estimación orientativa con los números de su operación.
Abrir calculadora → Guía: automatizar la cobranza por WhatsAppPaso a paso de cómo se arma el flujo: calendario, tonos, reglas de escalamiento y errores comunes.
Leer la guía → ¿El cuello de botella es capturar facturas?Si el problema empieza antes de cobrar —digitar facturas a mano— este otro flujo lo resuelve.
Ver procesamiento de facturas →Preguntas frecuentes
¿Se conecta con el ERP o el sistema de facturación de la empresa?
Sí. Cuando el sistema expone API, la conexión es directa; cuando no, trabajamos con exportes programados (Excel o CSV) de la facturación. En el diagnóstico ejecutivo revisamos la arquitectura actual y le decimos cuál opción aplica a su operación.
¿El sistema negocia o presiona a los clientes de la empresa?
No. Envía recordatorios con un calendario y tonos que su equipo aprueba antes de arrancar. Cuando un cliente responde, disputa una factura o pide un plan de pago, la conversación pasa a su equipo: las decisiones, la negociación y la relación siguen siendo humanas.
¿Cuál es el alcance del proyecto y en cuánto tiempo queda operando?
Es una célula de cobranza sobre su cartera: alcance típico de 2 a 4 semanas desde que recibimos accesos, según cantidad de sistemas y volumen de facturas. Se trabaja con pagos por hitos y cada proyecto se cotiza tras una evaluación de alcance según complejidad, integraciones, volumen, seguridad y soporte.
¿Se necesita WhatsApp Business API?
Para envío automático a escala es lo recomendado, y el flujo puede combinar WhatsApp con correo corporativo. En el diagnóstico ejecutivo le indicamos qué opción aplica a su volumen mensual de facturas y qué se necesita para habilitarla.
¿Cuánto va a mejorar la recuperación de cartera?
No prometemos porcentajes: el resultado depende de la composición de su cartera y del comportamiento de pago de sus clientes. Lo que sí queda garantizado es cobertura: el 100% de las facturas vencidas con seguimiento puntual, escalamiento por antigüedad y monto, y bitácora auditable de cada gestión. La calculadora de cartera entrega una estimación orientativa con los números de su operación.
¿Qué pasa con los datos de los clientes de la empresa?
Trabajamos con los accesos mínimos necesarios y todo queda documentado y alojado en sistemas de su empresa, no nuestros. El detalle está publicado en manejo de datos.
¿Cuántas facturas vencidas acumula su cartera hoy sin un solo recordatorio enviado?
Diagnóstico ejecutivo de 30–45 minutos: revisamos su proceso de cobranza real y le decimos qué se puede automatizar, con qué alcance y en qué plazo — y qué no conviene automatizar.
Agendar diagnóstico ejecutivo →